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ChatGPT, Copilot oder KI-Plattform? So finden Sie den richtigen KI-Arbeitsplatz für Ihr Unternehmen

In vielen Unternehmen ist künstliche Intelligenz längst Alltag – nur weiß die Geschäftsführung oft nichts davon. Mitarbeiter formulieren E-Mails mit ChatGPT, lassen Verträge zusammenfassen oder Angebote übersetzen, häufig über private Konten. Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht mehr, ob Ihr Unternehmen KI nutzt, sondern über welchen Weg. Wir vergleichen die drei gängigen Wege zum KI-Arbeitsplatz und zeigen, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Weg 1: Private oder einzelne ChatGPT-Konten

Der schnellste Weg ist zugleich der riskanteste. Ein Konto ist in zwei Minuten angelegt, die Ergebnisse sind beeindruckend, und die Kosten sind gering. Für Unternehmensdaten ist dieser Weg trotzdem ungeeignet.

• Kein Vertrag mit Ihrem Unternehmen: Es gibt keinen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, der regelt, was mit Ihren Daten geschieht.
• Training mit Ihren Eingaben: Bei kostenlosen und privaten Konten können Eingaben je nach Einstellung zur Weiterentwicklung der Modelle verwendet werden.
• Keine Kontrolle: Sie wissen nicht, wer welche Daten eingibt. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, nimmt er seinen Chatverlauf mit.

Die Business-Tarife der großen Anbieter lösen einen Teil dieser Probleme: Es gibt einen Vertrag, und Eingaben werden nicht zum Training genutzt. Sie binden Ihr Unternehmen aber an einen einzigen Anbieter und dessen Modelle.

Weg 2: Microsoft Copilot im Microsoft-365-Paket

Wer ohnehin mit Microsoft 365 arbeitet, landet schnell bei Copilot. Der Vorteil liegt auf der Hand: Die KI ist direkt in Word, Excel, Outlook und Teams eingebaut, und die Verwaltung läuft über die bekannte Microsoft-Umgebung. Eine Chat-Funktion ist in berechtigten Abonnements bereits ohne Aufpreis enthalten.

Es gibt aber Punkte, die Sie vor der Einführung kennen sollten:

• Zusätzliche Lizenzkosten: Der volle Funktionsumfang erfordert eine eigene Copilot-Lizenz pro Nutzer. Microsoft hat Pakete und Abrechnung im Jahr 2026 mehrfach geändert.
• Berechtigungen als Risiko: Copilot findet alles, worauf ein Nutzer Zugriff hat. Sind Ordner in SharePoint oder OneDrive zu großzügig freigegeben, werden vertrauliche Unterlagen plötzlich mit einer einfachen Frage auffindbar.
• Begrenzte Wahlfreiheit: Welche KI-Modelle zur Verfügung stehen, gibt Microsoft vor.

Copilot ist deshalb vor allem dann sinnvoll, wenn Ihr Unternehmen sehr stark in Microsoft 365 arbeitet und die Zugriffsrechte sauber aufgeräumt sind. Mehr dazu in unserem Glossar: Microsoft 365 Copilot.

Weg 3: Eine europäische KI-Plattform

Eine KI-Plattform bündelt viele KI-Modelle unter einer Oberfläche, darunter die bekannten Modelle von OpenAI, Anthropic, Google und Mistral. Ihre Mitarbeiter arbeiten mit einem einzigen Zugang und wählen für jede Aufgabe das passende Modell – oder die Plattform wählt es automatisch aus.

• Datenschutz von Anfang an: Seriöse Plattformen hosten in Europa, schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab und sichern zu, dass Ihre Eingaben nicht zum Training verwendet werden.
• Zentrale Verwaltung: Sie steuern, wer die KI nutzt, welche Modelle freigegeben sind und was das kostet.
• Anbindung an Ihr Wissen: Viele Plattformen lassen sich mit Ablagen wie SharePoint oder OneDrive verbinden, sodass die KI auf freigegebene Unternehmensdokumente zugreifen kann.
• Zusätzlicher Schutz: Einige Plattformen erkennen personenbezogene Daten und maskieren sie, bevor eine Anfrage das Modell erreicht.

Ein Punkt verdient besondere Aufmerksamkeit: Nicht jedes Modell auf einer Plattform läuft zwingend auf europäischen Servern. Lassen Sie sich deshalb für jedes freigegebene Modell den Verarbeitungsort nennen. Für die meisten mittelständischen Unternehmen ist eine solche Plattform dennoch der flexibelste und datenschutzfreundlichste KI-Arbeitsplatz.

Sechs Fragen, die Sie jedem KI-Anbieter stellen sollten

Egal, für welchen Weg Sie sich entscheiden: Mit diesen Fragen trennen Sie seriöse Angebote von riskanten.

1. Wo werden die Daten verarbeitet – und gilt das für jedes Modell?
2. Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO?
3. Werden Eingaben zum Training der Modelle verwendet?
4. Können Sie Nutzer, Rechte und Modelle zentral steuern?
5. Wie wird abgerechnet – fester Preis pro Nutzer oder nach Verbrauch?
6. Wie kommen Sie wieder heraus? Lassen sich Daten exportieren, und wie lange ist die Kündigungsfrist?

Jeder KI-Arbeitsplatz braucht Regeln und Schulung

Die beste Plattform nützt wenig, wenn niemand weiß, welche Daten hineindürfen. Legen Sie in einer kurzen KI-Richtlinie fest, wofür KI genutzt werden darf und welche Informationen tabu sind. Für Berufsgeheimnisträger wie Kanzleien, Steuerberater oder Arztpraxen gelten dabei besonders strenge Anforderungen.

Hinzu kommt eine gesetzliche Pflicht: Seit Februar 2025 verlangt Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung, dass Unternehmen, die KI einsetzen, für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Mitarbeiter sorgen. Mehr dazu in unseren Glossarartikeln zum EU AI Act und zu KI und Datenschutz.

Unsere Empfehlung

Für die meisten mittelständischen Unternehmen empfehlen wir eine europäische KI-Plattform als gemeinsamen KI-Arbeitsplatz für alle Mitarbeiter. Sie bietet die größte Auswahl an Modellen, klare Datenschutzzusagen und volle Kostenkontrolle. Microsoft Copilot kann ergänzend sinnvoll sein, wenn die enge Einbindung in Office für einzelne Teams entscheidend ist.

Und für besonders vertrauliche Daten gibt es eine dritte Option: eine eigene KI, die vollständig in Ihrem Haus läuft. Wie das in der Praxis aussieht, zeigen wir in unserem Beitrag Ihre Daten bleiben im Haus – am Beispiel unserer eigenen KI im Serverschrank. Einen Überblick über alle Wege bietet unsere Seite KI-Lösungen für Unternehmen.