Zeiterfassung mit Timemaster
Zeiterfassung für Unternehmen mit Timemaster
Arbeitszeiten auf Papier, in Excel-Tabellen oder über verschiedene Einzellösungen zu erfassen, verursacht unnötigen Aufwand. Fehlende Buchungen müssen nachgetragen, Überstunden manuell berechnet und Urlaubsstände regelmäßig abgeglichen werden. Spätestens bei unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen, Homeoffice, Außendienst oder Schichtbetrieb wird eine solche Zeiterfassung schnell unübersichtlich.
Mit Timemaster erhalten Unternehmen eine digitale Zeiterfassung, die sich an ihre betrieblichen Abläufe anpassen lässt. Beschäftigte erfassen ihre Arbeitszeiten je nach Einsatzbereich am PC, über eine App oder an einem stationären Terminal. Arbeitszeiten, Pausen, Abwesenheiten und Zeitkonten werden anschließend zentral ausgewertet.
Unsere Fachberater unterstützen Sie bei der Auswahl, Einrichtung und technischen Betreuung Ihrer Zeiterfassung. Gemeinsam entscheiden wir, ob eine flexibel nutzbare Cloudlösung oder eine lokal im Unternehmen betriebene Lösung besser zu Ihren Anforderungen passt.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Zeiterfassung per App, Webbrowser oder Terminal
- übersichtliche Arbeitszeit- und Überstundenkonten
- digitale Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten
- Unterstützung unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle
- weniger manuelle Nachbearbeitung
- Cloud- oder lokale Installation wählbar
- modular an die Unternehmensgröße anpassbar
- Beratung, Einrichtung und Betreuung durch Mitarbeiter der HMC Systemhaus OHG
Warum benötigen Unternehmen eine professionelle Zeiterfassung?
Eine Zeiterfassung dokumentiert nicht nur den Beginn und das Ende eines Arbeitstages. Sie bildet die Grundlage für viele betriebliche Prozesse: von der Überstundenberechnung über Urlaubsanträge bis zur Vorbereitung der Lohnabrechnung.
Das Bundesarbeitsgericht hat mit seiner Entscheidung vom 13. September 2022 festgestellt, dass Arbeitgeber ein System einrichten müssen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst werden können. Nach Angaben des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales gilt die Verpflichtung zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit bereits heute.
Eine bestimmte technische Lösung ist damit nicht generell vorgeschrieben. In der Praxis bietet eine digitale Zeiterfassung gegenüber Papierlisten oder Tabellen jedoch erhebliche Vorteile. Sie sorgt für nachvollziehbare Buchungen, einheitliche Abläufe und aktuelle Zeitkonten.
Was sollte eine moderne Zeiterfassung können?
Die Anforderungen unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Ein Betrieb mit festen Bürozeiten benötigt andere Funktionen als ein Produktionsunternehmen mit Schichtarbeit oder ein technischer Dienstleister mit Beschäftigten im Außendienst.
Eine passende Zeiterfassung sollte daher nicht nur Kommen- und Gehen-Buchungen speichern. Sie sollte auch die Arbeitszeitregeln des Unternehmens möglichst zuverlässig abbilden.
Dazu gehören beispielsweise:
- feste und flexible Arbeitszeiten
- Vollzeit- und Teilzeitmodelle
- Gleitzeit und Kernarbeitszeiten
- Pausenregelungen
- Überstunden und Zeitkonten
- Urlaub und sonstige Abwesenheiten
- Schicht- und Einsatzplanung
- Homeoffice und mobiles Arbeiten
- Korrektur- und Freigabeprozesse
- Auswertungen und Exporte
Timemaster verfolgt hierfür ein modulares Konzept. Unternehmen wählen zunächst die benötigte Produktlinie und können die Lösung anschließend passend zu ihren organisatorischen Anforderungen ausstatten.
Arbeitszeit erfassen: per App, PC oder Terminal
Eine gute Zeiterfassung muss zur tatsächlichen Arbeitssituation der Beschäftigten passen. Deshalb unterstützt Timemaster unterschiedliche Erfassungswege.
Zeiterfassung am PC
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten über einen Webbrowser erfassen. Diese Variante eignet sich besonders für Büroarbeitsplätze, an denen die Beschäftigten ohnehin regelmäßig am Computer arbeiten.
Je nach gewählter Ausstattung können Beschäftigte außerdem ihre Zeitkonten einsehen, Urlaubsstände prüfen oder Anträge digital einreichen. Dadurch sinkt die Zahl der Rückfragen an Personalabteilung und Verwaltung.
Mobile Zeiterfassung per App
Für Homeoffice, Außendienst und wechselnde Einsatzorte ist eine mobile Zeiterfassung sinnvoll. Beschäftigte können ihre Arbeitszeiten über die Timemaster-App erfassen, ohne auf einen Arbeitsplatz im Firmennetzwerk angewiesen zu sein.
Damit entsteht ein einheitlicher Prozess – unabhängig davon, ob jemand im Büro, beim Kunden oder von zu Hause arbeitet.
Zeiterfassung am Terminal
In Produktion, Werkstatt, Lager oder Verwaltung ist ein zentrales Zeiterfassungsterminal häufig die praktischste Lösung. Beschäftigte melden sich dort beispielsweise mit einem Chip oder Transponder an und ab.
Das Terminal ermöglicht schnelle Buchungen, ohne dass jede Person einen eigenen Computer oder ein Smartphone benötigt. Timemaster bietet stationäre Terminals sowohl für die Cloudlösung als auch für die lokale Produktlinie an.
Auch eine Kombination verschiedener Erfassungswege ist möglich. Büroangestellte können beispielsweise über den Browser buchen, während Mitarbeitende in Produktion und Lager ein Terminal verwenden und der Außendienst die App nutzt.
Timemaster GO: Zeiterfassung aus der Cloud
Timemaster GO ist die cloudbasierte Produktlinie. Die Anwendung wird über das Internet genutzt und benötigt keine eigene lokale Serverinstallation. Sie eignet sich besonders für Unternehmen, die schnell mit einer digitalen Zeiterfassung starten möchten und eine flexibel erweiterbare Mietlösung bevorzugen.
Die Cloudlösung wird in drei Ausstattungsvarianten angeboten:
GO Basic
GO Basic bildet die grundlegende Zeiterfassung ab. Dazu gehören unter anderem Buchungen über Webbrowser und App, monatliche Zeitsaldenlisten, Urlaubstageverwaltung, Pausenbuchungen, regionale Feiertage und die Erfassung von Krankmeldungen.
Die Variante eignet sich insbesondere für Unternehmen, die eine übersichtliche Einstiegslösung für die Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten suchen.
GO Comfort
GO Comfort erweitert die Grundfunktionen um zusätzliche Auswertungs- und Verwaltungsfunktionen. Dazu zählen unter anderem Übersichten über die Arbeitszeiten der Beschäftigten, Exporte, zusätzliche Sachbearbeiter sowie digitale Antragsprozesse.
Beschäftigte können beispielsweise Urlaubsanträge, Buchungskorrekturen, Dienstreisen oder Homeoffice beantragen. Darüber hinaus steht eine REST-API zur Anbindung weiterer Anwendungen zur Verfügung.
GO Premium
GO Premium richtet sich an Unternehmen mit weitergehenden organisatorischen Anforderungen. Ergänzend zu den Funktionen von Comfort stehen unter anderem Gruppen und Gruppenhierarchien, Mitarbeiterstatustableaus, Tagesprotokolle und Schichtpläne zur Verfügung.
Weitere Funktionen betreffen Zuschläge, Lohnexporte und die Bearbeitung elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen.
Welche GO-Variante zu Ihrem Unternehmen passt, hängt deshalb weniger von der reinen Beschäftigtenzahl als von Ihren Arbeitszeitmodellen, Freigabeprozessen und Auswertungsanforderungen ab.
Timemaster LOCAL: Zeiterfassung im eigenen Unternehmen
Timemaster LOCAL ist die lokal betriebene Alternative. Software und Daten werden innerhalb der eigenen IT-Umgebung verwaltet. Diese Form der Zeiterfassung kann sinnvoll sein, wenn ein Unternehmen seine Daten bewusst im eigenen Netzwerk halten oder die Anwendung eng in eine bestehende lokale Infrastruktur integrieren möchte.
Der Einstieg kann über ein Starterset mit Web-Login oder über ein Starterset mit Zeiterfassungsterminal erfolgen. Anschließend lässt sich die Lösung um weitere Beschäftigte, Terminals und Softwaremodule ergänzen.
Die Basisausstattung umfasst die zentralen Funktionen zur Personal- und Arbeitszeitverwaltung. Abhängig von der gewählten Konfiguration können beispielsweise folgende Bereiche abgebildet werden:
- Personal- und Vertragsdaten
- Tages-, Wochen- und Arbeitszeitmodelle
- Kern- und Gleitzeiten
- Pausenregelungen
- Überstunden und Zeitkonten
- Urlaubsansprüche
- Abwesenheitsplanung
- Feiertage
- Auffälligkeiten und fehlende Buchungen
- Monats- und Jahresauswertungen
Die lokale Lösung ist modular aufgebaut. Damit kann eine zunächst überschaubare Zeiterfassung später um zusätzliche Funktionen erweitert werden, ohne dass das gesamte System gewechselt werden muss.
Timemaster GO oder LOCAL: Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?
Beide Produktlinien verfolgen dasselbe Ziel: Arbeitszeiten möglichst einfach zu erfassen und zuverlässig auszuwerten. Sie unterscheiden sich jedoch beim Betriebsmodell und bei der technischen Bereitstellung.
Timemaster GO eignet sich häufig, wenn:
- keine eigene Serverinstallation gewünscht ist,
- die Zeiterfassung kurzfristig eingeführt werden soll,
- Beschäftigte von verschiedenen Orten zugreifen,
- monatlich kalkulierbare Kosten bevorzugt werden,
- Updates zentral durch den Anbieter bereitgestellt werden sollen,
- flexible digitale Antragsprozesse benötigt werden.
Timemaster LOCAL eignet sich häufig, wenn:
- Software und Daten im eigenen Unternehmen betrieben werden sollen,
- eine lokale Infrastruktur vorhanden ist,
- besondere interne IT-Vorgaben bestehen,
- die Lösung individuell mit Modulen erweitert werden soll,
- stationäre Terminals eine zentrale Rolle spielen,
- ein klassisches Kaufmodell bevorzugt wird.
Eine pauschale Empfehlung ist nicht sinnvoll. Vor der Entscheidung sollten unter anderem die Anzahl der Beschäftigten, vorhandene Standorte, Arbeitszeitmodelle, mobile Arbeitsplätze, Freigabeprozesse und benötigte Schnittstellen betrachtet werden.
Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten verwalten
Digitale Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung gehören in der Praxis eng zusammen. Beschäftigte möchten wissen, wie viele Urlaubstage noch verfügbar sind. Führungskräfte benötigen einen Überblick über geplante Abwesenheiten, während die Personalverwaltung korrekte Daten für Auswertungen und Abrechnung benötigt.
Je nach Timemaster-Variante können Urlaubsanträge digital eingereicht, geprüft und freigegeben werden. Auch Krankmeldungen, Dienstreisen, Homeoffice oder individuell definierte Abwesenheitsarten lassen sich berücksichtigen.
Dadurch werden E-Mails, Papierformulare und parallele Tabellen reduziert. Gleichzeitig bleibt nachvollziehbar, welcher Antrag wann gestellt, bearbeitet oder genehmigt wurde.
Arbeitszeitmodelle und Schichtplanung
Nicht jedes Unternehmen arbeitet nach einem einheitlichen Acht-Stunden-Modell. Teilzeit, Gleitzeit, Schichtbetrieb, wechselnde Tagesfolgen sowie Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit stellen deutlich höhere Anforderungen an eine Zeiterfassung.
Timemaster kann je nach Produkt und Ausstattung verschiedene Tages- und Wochenmodelle, Sollzeiten, Pausen, Zuschläge und Schichtfolgen berücksichtigen. In der Premiumausstattung von Timemaster GO sind darüber hinaus Schichtpläne und die Einteilung von Beschäftigten in Schichten vorgesehen.
Vor der Einrichtung sollten die betrieblichen Regelungen eindeutig festgelegt werden. Dazu gehören insbesondere:
- Beginn und Ende der Arbeitszeit
- feste oder flexible Pausen
- Rundungsregeln
- Überstundenregelungen
- Zuschläge
- Kernarbeitszeiten
- Feiertags- und Wochenendregelungen
- Behandlung fehlender Buchungen
Je genauer diese Regeln vor Projektbeginn definiert sind, desto zuverlässiger kann die Zeiterfassung später automatisiert arbeiten.
Schnittstellen und Lohnabrechnung
Arbeitszeitdaten werden häufig für weitere betriebliche Prozesse benötigt. Deshalb sollte bereits bei der Auswahl geprüft werden, welche Daten exportiert oder an andere Anwendungen übergeben werden sollen.
Timemaster GO Comfort bietet eine REST-API. In GO Premium ist zusätzlich ein Lohnexport vorgesehen. Die lokale Produktlinie kann abhängig von den eingesetzten Modulen ebenfalls um zusätzliche Auswertungs- und Exportfunktionen ergänzt werden.
Vor der Einführung sollte geklärt werden:
- Welche Lohn- oder Gehaltsabrechnung wird eingesetzt?
- Welche Daten benötigt der Steuerberater?
- Sollen Zuschläge automatisch vorbereitet werden?
- Werden Kostenstellen oder Abteilungen benötigt?
- Müssen Daten an andere Softwarelösungen übergeben werden?
- Welche Auswertungen benötigt die Geschäftsleitung?
Nicht jede Schnittstelle ist automatisch Bestandteil jeder Timemaster-Ausführung. HMC prüft deshalb vorab, welche Produktvariante und welche Zusatzfunktionen erforderlich sind.
Datenschutz und Berechtigungen bei der Zeiterfassung
Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Unternehmen sollten daher festlegen, wer Buchungen einsehen, bearbeiten, korrigieren oder auswerten darf.
Ein sinnvoll aufgebautes Berechtigungskonzept unterscheidet beispielsweise zwischen:
- Beschäftigten
- Team- und Abteilungsleitungen
- Personalverwaltung
- Lohnbuchhaltung
- Geschäftsleitung
- technischen Administratoren
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten grundsätzlich nur die Informationen sehen, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Änderungen an Zeitbuchungen sollten nachvollziehbar bleiben. Zudem müssen Aufbewahrung, Löschung, Datensicherung und Zugriffsrechte organisatorisch geregelt werden.
Besteht ein Betriebsrat, sind dessen Mitbestimmungsrechte bei der konkreten Ausgestaltung und Anwendung einer technischen Zeiterfassung zu berücksichtigen. Das gilt insbesondere, weil technische Systeme grundsätzlich geeignet sein können, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten auszuwerten.
So führt HMC Ihre Zeiterfassung ein
Die Einführung einer Zeiterfassung ist kein reiner Softwarekauf. Arbeitszeitregeln, Zuständigkeiten und Freigabeprozesse müssen zunächst sauber definiert und anschließend technisch umgesetzt werden.
Unsere Mitarbeiter begleitet Sie dabei in mehreren Schritten:
1. Anforderungen aufnehmen
Wir betrachten Beschäftigtenzahl, Standorte, Arbeitsplätze, Arbeitszeitmodelle, Homeoffice, Außendienst, Schichten und vorhandene Abrechnungsprozesse.
2. Produktlinie auswählen
Gemeinsam entscheiden wir, ob Timemaster GO oder Timemaster LOCAL besser zu Ihren technischen und organisatorischen Anforderungen passt.
3. Erfassungswege festlegen
Wir prüfen, welche Beschäftigten am PC, per App oder an einem Terminal buchen sollen. Auch Mischformen lassen sich abbilden.
4. Arbeitszeitregeln konfigurieren
Arbeitszeitmodelle, Pausen, Überstunden, Urlaub, Feiertage und Berechtigungen werden entsprechend den betrieblichen Vorgaben eingerichtet.
5. System technisch bereitstellen
Bei einer lokalen Lösung kümmern wir uns um die Einbindung in Ihre IT-Infrastruktur. Bei einer Cloudlösung unterstützen wir bei Konfiguration, Benutzeranlage und organisatorischer Einführung.
6. Beschäftigte und Verantwortliche einweisen
Personalverwaltung, Führungskräfte und Beschäftigte erhalten die Informationen, die sie für die tägliche Nutzung benötigen.
7. Betrieb und Anpassungen begleiten
Auch nach der Einführung stehen wir für technische Fragen, Erweiterungen und Anpassungen zur Verfügung.
Für welche Unternehmen eignet sich Timemaster?
Timemaster eignet sich für kleine und mittlere Unternehmen ebenso wie für Betriebe mit komplexeren Arbeitszeitstrukturen. Typische Einsatzbereiche sind:
- Produktions- und Fertigungsbetriebe
- Handwerksunternehmen
- Großhandel und Logistik
- technische Dienstleister
- Verwaltungen und Verbände
- Unternehmen mit Homeoffice und Außendienst
- Betriebe mit Schichtarbeit
- Unternehmen mit mehreren Standorten
Entscheidend ist nicht allein die Branche. Maßgeblich sind die tatsächlichen Abläufe und die Frage, wie Arbeitszeiten heute erfasst, geprüft und weiterverarbeitet werden.
Beratung zur Zeiterfassung mit Timemaster
Sie möchten Ihre bisherige Zeiterfassung ersetzen oder erstmals ein einheitliches System einführen? HMC unterstützt Sie von der Auswahl bis zum laufenden Betrieb.
Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen:
- welche Erfassungswege benötigt werden,
- ob Cloud oder lokale Installation besser geeignet ist,
- welche Timemaster-Ausstattung erforderlich ist,
- wie Ihre Arbeitszeitmodelle abgebildet werden,
- welche Terminals und Transponder benötigt werden,
- welche Schnittstellen und Auswertungen wichtig sind,
- wie sich die Lösung in Ihre vorhandene IT integrieren lässt.
Lassen Sie uns gemeinsam die passende Zeiterfassung für Ihr Unternehmen finden. Ihren Ansprechpartner zur Zeiterfassung finden sie rechts.
Häufige Fragen zur Zeiterfassung
Ist eine Zeiterfassung für Unternehmen Pflicht?
Nach der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen Arbeitgeber ein System einrichten und verwenden, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst werden. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales bewertet dies als bereits geltendes Recht.
Muss die Zeiterfassung elektronisch erfolgen?
Nach dem gegenwärtigen Stand besteht nicht für sämtliche Arbeitgeber eine allgemeine gesetzliche Verpflichtung, ausschließlich ein elektronisches System einzusetzen. Das Bundesarbeitsgericht hat ausdrücklich nicht vorgegeben, dass die Erfassung zwingend elektronisch erfolgen muss. Eine gesetzliche Neuregelung zur elektronischen Erfassung wird politisch weiterhin diskutiert.
Können Beschäftigte ihre Arbeitszeit selbst erfassen?
Ja. Die Buchung kann den Beschäftigten übertragen werden. Der Arbeitgeber bleibt jedoch für die Einrichtung und ordnungsgemäße Anwendung des Systems verantwortlich.
Funktioniert Timemaster auch im Homeoffice?
Ja. Je nach Produktvariante können Arbeitszeiten über einen Webbrowser oder die Timemaster-App erfasst werden. Damit ist eine Nutzung auch im Homeoffice und an mobilen Arbeitsplätzen möglich.
Ist eine Zeiterfassung mit Terminal und App gleichzeitig möglich?
Ja. Verschiedene Erfassungswege können entsprechend den Arbeitsplätzen kombiniert werden. So können Beschäftigte in der Produktion ein Terminal verwenden, während Büro und Außendienst über Browser oder App buchen.
Was ist der Unterschied zwischen Timemaster GO und Timemaster LOCAL?
Timemaster GO ist eine cloudbasierte Mietlösung ohne eigene lokale Serverinstallation. Timemaster LOCAL wird in der IT-Umgebung des Unternehmens betrieben und lässt sich modular um Terminals und Softwarefunktionen erweitern.
Kann Timemaster Urlaubsanträge verwalten?
Ja. Je nach gewähltem Paket beziehungsweise Softwaremodul können Beschäftigte Urlaubsanträge digital stellen und Verantwortliche diese prüfen und freigeben.
Können Daten für die Lohnabrechnung exportiert werden?
Timemaster bietet abhängig von Produktlinie und Ausstattung Auswertungs-, Export- und Lohnexportfunktionen. Vor der Einführung sollte geprüft werden, welche Daten Ihre Lohnabrechnung oder Ihr Steuerberater benötigt.
Für welche Unternehmensgröße ist Timemaster geeignet?
Timemaster ist modular aufgebaut und kann sowohl in kleineren Unternehmen als auch in Betrieben mit umfangreicheren Arbeitszeit- und Schichtmodellen eingesetzt werden. Die passende Ausstattung richtet sich nach Beschäftigtenzahl, Organisation und Funktionsumfang.